عصر شنبه مورخ ۲۶/۰۸/۸۶ جلسه هماهنگی با حضور مدیرکل محترم ثبت اسناد استان و ریاست اداره ثبت شهرستان یزد و رئیس بازرسی ثبت استان با هیئت مدیره جامعه سردفتران و دفتریاران استان در سالن اجتماعات جامعه تشکیل گردید

قبل از تشکیل جلسه آقای حکیمیان از ساختمان جامعه و تعمیرات و بازسازی انجام شده دیدن نموده و از هیئت مدیره جامعه خواست که  تکمیل ساختمان مذکور با سرعت بیشتر صورت پذیرد تا در همین ماه بتوان از محل جامعه برای تشکیل کلاسهای آموزشی و جلسات پاسخ و پرسش استفاده شود مدیر کل ثبت استان همچنین نوید حضور مدیر کل امور سردفتران و دفتریاران و تنی چند از بازرسین و کارشناسان سازمان  را در کلاسهای یاد شده داد

در جلسه هماهنگی راهکارهای مورد نیاز در بهبود وضعیت دفاتر اسناد رسمی و تعامل هرچه بیشتر بین سران دفاتر و همکاران ثبتی و بهینه شدن سیستم دفاتر مورد بررسی قرار گرفت وآقای حکیمیان مدیر کل ابتدا از هیئت مدیره جامعه بلحاظ همکاری با ثبت تشکر و از آنان خواست تا با پیگیری مستمر و بازرسیهای توام با آموزش دفاتر تابعه زمینه های بروز تخلف را خنثی و عملکرد دفاتر را در سطح استان بهبود و توصیه های لازم در تکریم ارباب رجوع و نصب العین قراردادن قوانین و مقررات را به همکاران بنمایند

همچنین آقای بهادر رئیس واحد بازرسی ثبت کل با تشریح علل و عوامل زمینه ساز تخلف توصیه های ایمنی و انتظامی لازم و راهکارهای عملی در نحوه برخورد با عوامل را ارائه و آموزش وکارآموزی سران دفاتر قبل یا در بدو ورود به این شغل را از مهمترین و موثرترین عامل پیشگیری دانست

آقای خدامیان ریاست محترم ثبت شهرستان نیز همکاری و همیاری و تعامل را رکن اساسی دانست و با طرح مواردی از ناهماهنگی های موجود و نحوه عملکرد و اختلاف سلایق در انجام وظایف - از هیئت مدیره جامعه خواست تا با تشکیل جلسات متعدد بین دفاتر هماهنگی و ایجاد رویه واحد نمایند تا بدون هیچگونه تنش کار مردم در حد مطلوب انجام گردد

سپس هیئت مدیره جامعه با تشکر و قدردانی از مدیر کل و هیئت همراه بلحاظ پشتیبانی بی شائبه از جامعه سردفتران یزد و همراهی در زمینه های مختلف با طرح مشکلات خود از مدیر کل تقاضای ادامه همکاری و پشتیبانی نمودند

وضعیت تقسیم اسناد و اصلاح و بهبود روشها در جهت تکریم ارباب رجوع و رعایت عدالت نسبی و نیز موضوع تقسیم صورتمجالس تفکیکی در این جلسه مورد بررسی و شور و مشورت قرار گرفت که مقرر شد تا پایان هفته راه حل مناسب تهیه و به مرحله اجرا گذاشته شود