گرچه قرار بود انتشار نظریه مشورتی بعد از اعلام رسمیت کانون سردفتران استان یزد صورت گیرد لکن بعلت تغییر زمان به  29 خرداد و درخواست مکرر همکاران به اعلام نظر مشورتی در خصوص سوالات و لزوم رفع هرچه سریعتر ابهامات موجود , بدینوسیله نظریه مشورتی مورخ 6 خرداد کمیسیون حقوقی ذیلا باستحضار همکاران میرسد:

1-درخصوص سوالهای رسیده  مبنی بر اینکه (آیا تکلیفی به درج شماره شناسه یا تصدیق اوراق جدید در اسناد تنظیمی میباشد یا خیر؟)  نظر اعضا بدین شرح میباشد:

با بررسی مجموعه مقررات و بخشنامه های موجود تکلیفی برای درج شماره اوراق در اسناد تنظیمی متوجه دفاتر نمیباشد لکن توصیه میشود همکارانی که لیست اوراق موجود در فایل pdf دریافت اوراق را تکمیل نمی نمایند برای تسهیل در ورود اطلاعات اوراق مصرفی در سامانه و جلوگیری از هرگونه اشتباه بخصوص بعد از خروج نسخه متعاملین از دفتر,  در صورت تمایل صرفا در صدر اوراق و در محلی مناسب 6 رقم اوراق مصرفی را دستی یا از طریق نرم افزارهای خود درج نمایند

2-در پاسخ به سوال همکاران مبنی بر ( با توجه به اینکه در ذیل اوراق جدید مواردی منجمله حقوق دریافتی بابت تنظیم سند قید گردیده و متن ماده 16 آئین نامه اجرا حذف شده است آیا نیازی به امضای جداگانه ذیل عبارت حقوق دریافتی نیز هست یاخیر؟) چنین اظهارنظر گردید

با توجه به اینکه موارد ذکر شده در ذیل اوراق جدید {footer} صرفا اخباری و هشدار دهنده میباشد لذا نیازی به امضای متعاملین ندارد و امضای ذیل متن اسناد تنظیمی کفایت مینماید

3-درخصوص سوالات رسیده مبنی بر اینکه (آیا تکمیل مبالغ دریافتی ذیل سند در تمام صفحات و نسخ ضروری است یا خیر؟) بدین شرح اظهارنظر گردید:

نظر به اینکه درج مبالغ مذکور جهت اطلاع متعاملین از میزان و نوع پرداختی است لذا تکمیل مبالغ در اولین صفحه نسخ سند  کفایت دارد

4-دررابطه با سوال همکاران مبنی بر اینکه (آیا درج مبالغ مربوط به حقوق دولتی و هزینه های تنظیم سند در متن اسناد ضروری است یا خیر؟) نظر مشورتی بشرح زیر اعلام میگردد:

با عنایت به ماده 6 دستورالعمل پرداخت الکترونیکی وجوه در دفاتر اسناد رسمی شماره 99289/89 مورخ 15/06/89 ریاست محترم سازمان و بخشنامه بعدی معاونت اسناد سازمان مبنی بر ضرورت درج 7 رفم شماره مرجع الکترونیکی در اسناد تنظیمی از یک طرف ومستفاد از تفاهم نامه کانون با امور مالیاتی در رابطه با مالیات ارزش افزوده , بنظر اعضاء درج مبالغ مذکور در متن اسناد و ثبت دفتر ضرورت دارد

5-در خصوص سوال همکاران مبنی بر اینکه ( باتوجه به ذکر مشخصات سردفتر در صدر اوراق دریافتی در مواردی که دفتر به کفالت اداره میشود تکلیف چیست؟) بشرح زیر اظهارنظر گردید:

در مواردی که سند توسط سردفتر یا دفتریار کفیل تنظیم میگردد با توجه به بند 18 مجموعه بخشنامه های ثبتی قید "کفیل سردفتر" یا "دفتریار کفیل" و ذکر نام و نام خانوادگی کفیل ذیل نام و مشخصات سردفتر اصیل ضروری است

6-در پاسخ به سوال مبنی بر اینکه (باتوجه به اینکه کلیه اوراق در قطع A4 و از حیث تعداد سطور بیش از اوراق نیم برگی سابق است وضعیت اسناد مختصر و مفصل موضوع تعرفه حق التحریر چگونه است؟ و چنانچه بیش از یک صفحه باشد آیا مشمول تحریر صفحات اضافی خواهد بود یا خیر؟) نظر مشورتی بدین شرح میباشد

با توجه به تبصره 5 تعرفه حق التحریر مصوب مرداد 90 که مقرر داشته منظور از سند مختصر سندی است که حداکثر به اندازه 17 سطر اوراق نیم برگی باشد لذا اسناد موضوع ردیفهای 1 و2 و3 و4 و8 و9 تعرفه غیرمالی چنانچه بیش از 17 سطر باشد مشمول تعریف اسناد مفصل خواهد بود و چنانچه بیش از یک صفحه باشد برای هرصفحه اضافی مبلغ 50000 ریال اضافه خواهد شد با این توضیح که صفحات اضافی اختصاص به اسناد موضوع بندهای فوق ندارد و کلیه اسناد تنظیمی اعم از مالی و غیرمالی که بیش از یک صفحه باشند مشمول تحریر اضافی خواهند بود

7-در خصوص سوال همکاران مبنی بر اینکه ( برای ورود اطلاعات اسناد تنظیمی به سامانه دریافت اوراق سازمان آیا لزوما باید سند تنظیمی تکمیل و امضا شده باشد یا صرف ثبت دفتر برای تعیین وضعیت اوراق مصرفی کفایت دارد؟) بشرح زیر اظهارنظر گردید:

نظربه اینکه اسناد با ورود به دفتر تعیین شماره میگردد و به فرض عدم امضا متعاملین از سوابق دفترخانه خارج نمیشود لذا برای ورود به سامانه اوراق,  ثبت سند در دفتر کفایت داشته و باید در مهلت 10 روزه موضوع ماده 8 دستورالعمل شماره 343429/91 مورخ 12/12/91 ریاست محترم سازمان مشخصات به سامانه وارد گردد

8-در خصوص سوال متعدد همکاران مبنی بر چگونگی دریافت هزینه اوراق جدید نظر مشورتی بدین شرح اعلام میگردد

نظر به اینکه تحمیل هزینه های اوراق به سردفتر شرعا" و عرفا" و قانونا" صحیح نیست و با عنایت به اعلام نظر مثبت معاونت محترم اسناد سازمان ثبت در نشست کانونها و جوامع سردفتری در اردیبهشت 92 اصفهان و با توجه به اینکه هزینه پرینت اوراق مذکور برای هربرگ 2000 ریال و در دو مرحله (دریافت از سامانه – چاپ سند) پرینت انجام میشود لذا  با احتساب قیمت روز افزون کاغذ و صرفنظر از هزینه برق و استهلاک و غیره , بنظر اعضای کمیسیون هزینه مصرفی اوراق برای هربرگ 4250 ریال معقول و متعارف میباشد

9-در مورد سوالات همکاران مبنی بر نحوه ارسال خلاصه اسناد ثبت صداق با توجه به سیستم الکترونیکی موجود نظر مشورتی بشرح زیر میباشد

نظر به اینکه ارسال خلاصه از طریق سیستم مستلزم استعلام قبلی از ثبت اسناد میباشد و خلاصه اسناد بصورت دستی در واحدهای ثبتی پذیرفته نمیشود لذا تا تعیین تکلیف وضعیت اینگونه اسناد از طریق واحد فن آوری سازمان ثبت , لازم است همکاران قبل از ثبت اینگونه اسناد نسبت به استعلام ثبت پلاک مورد صداق اقدام و پس از صدور الکترونیکی پاسخ,  سند را ثبت و خلاصه مربوطه را  بصورت الکترونیکی ارسال نمایند

10-در پاسخ به سوال همکاران در رابطه با اسناد مشاعی و مکرر متعاملین نسبت به یک پلاک معین در مدت اعتبار استعلام ماخوذه , بشرح زیر اظهارنظر گردید:

با عنایت به اینکه برای هر خلاصه سند قطعی (مالکیت) در سامانه ارسال خلاصه نیاز به یک پاسخ استعلام از واحد ثبتی میباشد و با ارسال خلاصه مربوطه امکان ارسال خلاصه بعدی سهمی مشاع از پلاک ثبتی مورد استعلام وجود ندارد لذا تا اصلاح فرایندهای مربوطه در سیستم توسط سازمان , همکاران باید با تفهیم موضوع به متعاملین در خصوص زمانبر بودن تنظیم و ثبت اینگونه اسناد , نسبت به ارسال استعلامهای متعدد اقدام و برای قبول سیستم قسمت "پیرو" را تیک زده و شماره استعلام قبلی را قید نمایند

11-در خصوص سوال مبنی بر (در مواردی که سند مالکیت حکایت از فک رهن دارد و توسط دفترخانه در قسمت مربوط به رهن عبارت "ندارد" درج میشود ولی پاسخ ارسالی واحد ثبتی اغلب حاوی  قید "یک مورد رهن دارد" میباشد تکلیف سردفتر چیست؟ بشرح زیر اظهار نظر گردید:

با توجه به اینکه طبق ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد مصوب سال 85 و آئین نامه اجرائی آن,   جواب واحد ثبتی باید بیانگر مطابقت سند مالکیت با دفتر املاک باشد  و با عنایت به ماده4  دستورالعمل اولیه استعلام الکترونیکی صادره از ناحیه ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک در خصوص رهن و سایر محدودیتهای پلاک مورد استعلام , قید رهن در پاسخ استعلام واحدهای ثبتی علی رغم اعلام "ندارد" از جانب دفاتر  , برخلاف ماده یک قانون تسهیل و دستورالعملهای سازمانی است لذا تا تعیین تگلیف رهن مندرج در پاسخ استعلام توسط واحد ثبتی از تنظیم سند خودداری گردد

 12-در خصوص سوال مبنی بر (در خصوص اسناد مالکیت  المثنی علی رغم آنکه در هنگام ارسال استعلام در سامانه توسط دفاتر  در بخش "المثنی" تیک زده میشود ولی در پاسخهای صادره قید المثنی نمیشود , تکلیف چیست؟) بشرح زیر اظهار نظر گردید

با توجه به اینکه قانونا باید بر اساس ماده یک قانون تسهیل پس از مطابقت اطلاعات ارسالی دفترخانه (سندمالکیت) با ثبت دفتر املاک پاسخ لازم داده شود و از طرفی بموجب ماده 120 آئین نامه قانون ثبت  ]اداره ثبت پس از وصول درخواست نامه (المثنی) و استشهادیه باید نخست آن را ثبت و در دفتر املاک منعکس نماید[  لذا چنانچه دفترخانه در ورود اطلاعات به سیستم به موضوع المثنی توجه داشته است, پاسخ واحد ثبتی بدون ذکر موضوع مسئولیتی متوجه سردفتر نمی نماید

13-در خصوص سوال مبنی بر (پرینت پاسخهای استعلام ثبتی که در قالب فایل pdf و حاوی علامت امضای الکترونیکی است برای اقدام بعدی و ثبت سند کافی است و یا باید تا وصول پاسخ فیزیکی آن منتظر ماند؟) بشرح زیر اظهار نظر شد:

با عنایت به بندهای یک و 4  بخشنامه 23771/92 مورخ 14/02/92 ریاست محترم سازمان پرینتهای حاوی امضای الکترونیکی برای اقدام و ثبت سند کفایت نموده و نیازی به وصول پاسخ فیزیکی نمیباشد

14- در خصوص سوال مبنی بر ( خلاصه الکترونیکی پرینت شده از سیستم آیا باید به امضای دفتریار هم برسد یا خیر؟ و با توجه به اینکه ارسال خلاصه در مهلت قانونی 5 روزه بعد از تکمیل سند صورت میگیرد آیا تحویل یک نسخه به متعامل ضروری است؟) بدین شرح اظهارنظر گردید:

با توجه به درج عبارت }سردفتر مکلف است ... پس از مهر و امضا} در بند یک دستورالعمل 24801/91 مورخ 19/12/91  و یا عبارت  "با امضای سردفتر و مهر دفترخانه" در بخشنامه شماره 22861/92 مورخ 14/02/92 ریاست محترم سازمان ثبت تاکید به امضای سردفتر و مهر دفترخانه شده بنابراین عدم امضای دفتریار ذیل پرینت سیستمی موجب عدم اعتبار یا نقص خلاصه نخواهد شد لکن توصیه میشود تا اصلاح فرمت مربوطه در سیستم الکترونیک ,  خلاصه توسط دفتریار نیز امضا شود

در خصوص بخش دوم سوال : با توجه به بخشنامه اخیرالذکر با عنایت به تاکید وقید کلمه "خریدار" بنظر میرسد اولا متعامل بطور اعم مورد نظر بخشنامه نبوده و محدود به  اسناد انتقال املاک است و اسناد دیگر منجمله  رهنی را شامل نمیشود و ثانیا" با توجه به اینکه سردفتر طبق مقررات قانونی و بخشنامه های یاد شده باید در موعد 5 روزه  نسبت به ارسال خلاصه اقدام نماید که در این زمان خریدار حضور ندارد لذا در صورت مراجعه بعدی خریدار یک نسخه از سیستم پرینت و تحویل گردد

15-در پاسخ به این سوال که (آیا در مواردی که مراکز تعویض پلاک قبل از تکمیل فرایند نقل انتقال در دفاتر اسناد رسمی و به استناد شناسنامه مالکیت خودرو مجددا نسبت به تعویض پلاک اقدام مینمایند آیا دفاتر میتوانند سند انتقال خودرو را بین مالک رسمی قبلی و آخرین خریدار (صاحب پلاک) تنظیم نمایند یا خیر؟) بشرح زیر اظهار نظر گردید:

نظر به اینکه نقل و انتقال خودرو طبق ماده 29 قانون تخلفات رانندگی مصوب اسفند 89 بموجب سند رسمی است و طبق ماده 41 قانون مالیات برارزش افزوده و ماده 23 اصلاحی قانون ثبت مشمول مالیات و حق الثبت میباشد و بر این اساس متعاملین در مرحله قبل مکلف به مراجعه به دفاتر و تنظیم سند بوده اند لذا رعایت سلسله انتقالات برای دفاتر ضروری است و با توجه به تائیدیه نقل و انتقال صادره ابتدا باید انتقال مالکیت از مالک سند رسمی به فروشنده در تائیدیه صورت گیرد و سپس بین نامبرده و  صاحب پلاک (دارنده برگ سبز)  سند تنظیم گردد

16-در پاسخ به سوالات همکاران مبنی بر ( با عنایت به رای شماره 170 مورخ 06/04/1391 هیئت عمومی دیوان عدالت اداری آیا آئین نامه مصوب 1317 قانون دفاتر اسناد رسمی لازم الاجراء میباشد یا خیر؟) بشرح زیر اظهار نظر گردید :

آئین نامه 1317 با عنایت به ماده 75 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 بعد از تصویب آئین نامه های قانون دفاتر , قابلیت اجرا نداشته و رای هیئت عمومی دیوان تاکیدی است بر موضوع وفقدان اعتبار و قابلیت اجرائی آن را تائید نموده است

17-در خصوص سوال مبنی بر (در صورت فقدان اعتبار آئین نامه 1317 آیا تبصره الحاقی به ماده 58 آئین نامه مذکور بلااثر است یا خیر؟ و در صورت مثبت بودن آیا تنظیم اسناد غیرمنقول با قیمت واقعی و اخذ تحریر براساس آن بلااشکال است یا خیر؟) بدین شرح اظهار نظر گردید:

ماده 75 قانون دفاتر مصوب 1354 مقرر داشته "مادام که آئین نامه های این قانون تصویب نشده است در هرمورد که اجرای مقررات این قانون به  تصویب آئین نامه محول شده است آئین نامه های قبلی مجری خواهد بود"

از آنجا که آئین نامه های قانون موضوع بخش اول ماده 75 به تصویب رسیده است و از طرفی ماده54 قانون دفاتر که مربوط به حق التحریر میباشد  از نظر قانونگذار نیازی به آئین نامه (موضوع قسمت اخیر ماده 75) ندارد لذا بنظر مشورتی اعضا , الحاق این تبصره به ماده 58 کان لم یکن و بلااثر بوده و تنظیم اسناد طبق آرای شماره5193/ 13– و – ر  مورخ 11/02/1380  و39966/33-و-ر مورخ 22/10/83 کمیسیون وحدت رویه کانون سردفتران که به تائید سازمان ثبت هم رسیده بلاشکال خواهد بود لکن ایجاد هماهنگی در اجرا بلحاظ احترام به اعتبار سند رسمی و جایگاه دفاتر اسناد رسمی ضروری است و توصیه میشود جامعه سردفتران با دعوت از کلیه همکاران نسبت به ایجاد زمینه های مناسب اجرائی آن اقدام نماید

18-در خصوص سوال در این مورد که (با لغو آئین نامه 1317 تکلیف سایر مواد آن آئین نامه چیست و ایا دفاتر ملزم به رعایت آن میباشند یا خیر؟) بشرح زیر اظهار نظر گردید

نظر به اینکه مواد آئین نامه مذکور مورد عمل دفاتر بوده و جزو عرف غالب درآمده لذا رعایت مواد آئین نامه منسوخ تا جائی که با قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات ثبتی مغایرتی نداشته باشد عرفا" بلامانع و حتی در  موارد میتواند راهگشا باشد لکن  عدم رعایت آن تخلف محسوب نمیگردد

                                              جامعه سردفتران و دفتریاران استان یزد