مشکلات سامانه استعلام و خلاصه معامله و سیستم دریافت اوراق  وپیشنهادات

بخش اول - سیستم استعلام ثبتی

1-      تاریخ استعلام قابل تغییر باشد

 متاسفانه تاریخ استعلام مطابق با تاریخ ورود به سیستم است وغیرقابل تغییر– ازآنجا که استعلام پس از ثبت در اندیکاتور دفترخانه به علل مختلف منجمله قطع سیستم پرداخت الکترونیک ویا درخواست مالک وغیره چندروز بعد وارد سیستم و ارسال میگردد که با عنایت به غیر قابل تغییر بودن تاریخ استعلام موجب تناقض درتاریخ خواهیم بود

 

2-      واحدهای ثبتی نوعا" به   وضعیت های المثنی ورهن توجه نمی نمایند

 از آنجا که وضعیت "المثنی بودن" سند مالکیت و وضعیت " رهن" مورد استعلام از مواردی است که درسیستم به عنوان یک پارامتر مطرح شده و دفترخانه در ورود اطلاعات به آن توجه و اعمال می نماید لذا باید واحدهای ثبتی به این نکته توجه و در زمان پاسخ به دفاتر آن را لحاظ نمایند , نظر به اینکه طبق ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر, پاسخ استعلام وعدم بازداشتی باید همراه با مطابقت دفتر املاک با سند مالکیت باشد در غیر اینصورت دفاتر باید از تنظیم سند خودداری نمایند

ورود اطلاعات مالک و سند مالکیت بعهده دفاتر است و تطبیق دفتر املاک با اطلاعات ارسالی دفاتر از وظایف کاربر واحدهای ثبتی است لذا چنانچه در استعلام الکترونیکی ارسالی دفترخانه در قسمت متن رهن کلمه  "ندارد" قید شده باشد ولی دفتر املاک حکایت از رهن داشته باشد بنظر میرسد در اینگونه مواقع واحد ثبتی باید از صدور پاسخ به علت عدم تطبیق سند بادفتر املاک خودداری ودر پیام ثبتی درخواست ارسال مستندات فک رهن یا اعزام مالک یا سند رابدهند ولی متاسفانه ذیل پاسخ استعلام صادره باقید ملک دررهن میباشد از طریق پست ارسال و دفاتر رابا مشکل عدم تطبیق روبرو میسازند همچنین در خصوص المثنی بودن سند که در پاسخ ذکری از آن نمیشود .

 

3-      کپی استعلام باید قابلیت ویرایش درتمام  قسمتها راداشته باشد

 درمواردی که برای راحتی کار,  استعلام کپی  میشود تنها بخش ملک آن قابل ویرایش است لکن قسمت مالک قابل ویرایش نمیباشد وباید آن را حذف و مجددا" با گزینه افزودن تمامی مشخصات مالک را وارد کرد این مشکل بیشتر زمانی نمود پیدا میکند که فرد دارای اجلاد سند مالکیت متعدد با مقادیر متفاوت است وباید برای هرجلد سند مالکیت وی مشخصات مالک را به علت میزان سهم مالکیت جزء وکل به کرات بازنویسی کرد لذا با عنایت به موارد فوق و لزوم سرعت در کار ضرورت قابلیت ویرایش در تمام قسمتها احساس میشود .

 

4-      تعیین گزینه مرحوم در استعلام ها

 باتوجه به اینکه مالکین متوفی یا به علت قدمت تاریخ فوت ویا براثر در دسترس نبودن کارت ملی , فاقد کد پستی و شماره ملی هستند و اساسا" لزومی هم به داشتن اطلاعات مذکور برای آنان  احساس نمیشود واز طرفی بسیاری از واحدهای ثبتی یا متوجه مرحوم شدن مالک نمی شوند ویا به علت عدم وجود دستورالعمل , استعلامها رابه علت نداشتن شماره ملی وکد پستی ((ولو با درج1111111111 )) با پیامهای متعدد اعاده میکنند و ارباب رجوع را ناراضی مینمایند لذا پیشنهاد میشود همانند گزینه انتقال اجرائی که در حال حاضر وجود دارد برای رفع مشکل,  گزینه مرحوم نیز در کنار شخص حقیقی وحقوقی ایجاد شود تا واحدهای ثبتی بادیدن تیک آن بدون نیاز به پارامترهای مذکور پاسخ بدهند تا در وقت ارباب رجوع صرفه جویی شود

 

5-      ایجاد محلی برای پیغام سردفتر در سیستم استعلام

 در موارد متعددی سردفتر با پیغام ثبتی مواجه میشود که با کنترل سند مالکیت ومدارک هویتی و اطلاعات ارسالی , اشکالی در اطلاعات وارد شده نمی بیند ویا پیام واحد ثبتی گنگ ومبهم بوده وبنا به  دلایل مختلف امکان برقراری تماس تلفنی هم وجود ندارد که متاسفانه دراینگونه موارد سیستم رافع مشکل ارتباطی دفاتر با واحد ثبتی نیست بهمین دلیل پیشنهاد میگردد  درکنار فیلد پیغام واحد ثبتی فیلدی چند سطری بعنوان پیام دفترخانه یا پیام سردفتر ایجاد شود تا اهداف الکترونیکی شدن امور راکه دخیره وقت ارباب رجوع ودفاتر وهمکاران ثبتی وتسریع وتسهیل است  محقق گردد .

 

6-      تغییر در صفحه کارتابل

 نظر باینکه برای باز کردن یا دیدن اطلاعات هر رکورد استعلام زمانی گاه طولانی صرف میشود و با رویت کارتابل نمیتوان فهمید استعلام متعلق به کدام شخص یا پلاک یا واحد ثبتی است , پیشنهاد میشود منوی درخواست کننده به نام مالک یا واحد ثبتی پاسخ دهنده تغییر و یک قسمت هم به نام شماره ملک ایجاد شود تا  با بازکردن کارتابل بتوان براحتی استعلام ارباب رجوع را مشاهده کرد .

 

 بخش دوم - خلاصه معاملات

 نظرباینکه براساس دستورالعمل شماره 248001/91 -19/12/91 ریاست محترم سازمان اوراق بهادار خلاصه حذف و ارسال خلاصه الکترونیکی درمراحل تکاملی خود قرارگرفته وبا امضاء الکترونیکی به اهداف  نهائی میرسد لذا اهمیت آن پیش از پیش پدیدار میگردد ورفع نقائص و اصلاح و ویرایش برنامه و صدور دستورالعملهای دقیق اجتناب ناپذیر است 

 

1-      پذیرش خلاصه معاملات مشاعی

 دربسیاری از موارد مالک ششدانگ پلاک با اخذ مجوزهای لازم وانجام استعلام الکترونیکی ودر زمان اعتبار آن,  نسبت به ملک خود با توجه به توافقات فیمابین, در زمانهای متفاوت با خریداران معاملات مشاعی انجام وهرروز قسمتی از ملک خودرا به ثالثی انتقال میدهد متاسفانه سیستم تنها  یک بارنسبت به آن پاسخ استعلام, خلاصه قطعی را قبول مینماید و برخلاف اسناد رهنی که متعاقب سند قطعی ولو به تعداد قابل ارسال است , در این قسمت از پذیرش خلاصه اسناد متعدد خودداری مینماید و اسناد تنظیمی را که با قانون هم مغایرتی ندارد دچار مشکل میسازد و اجبار ارباب رجوع به استعلام های مکرر نسبت به یک پلاک صرف نظر از عدم قبول سیستم وتحمیل هزینه وصرف وقت صحیح بنظر نمی رسد واصلاح برنامه در این قسمت ضروری ومورد استدعای اکثریت سران دفاتر در سراسر کشور است بنحوی که تا سقف میزان مالکیت و در مدت اعتبار استعلام هرتعداد خلاصه معاملات مشاعی قابل ارسال باشد

 

2-      عدم پذیرش اسناد ثبت صداق

 نظر باینکه بموجب مقررات فعلی استعلام عدم بازداشت و گواهی دارایی به عهده سران دفاتر ازدواج است ودفاتر اسناد رسمی تنها ثبت کننده صداق غیرمنقول انجام شده بوده ودخالتی در استعلام ها ندارند لذا درارسال خلاصه بصورت الکترونیکی به علت  نبودن سابقه استعلام دچار مشکل میشوند واز طرفی با عنایت به حذف اوراق بهادار وخلاصه ثبت شده از این پس نحوه ارسال وتسلیم خلاصه سند با معضل جدی روبروست بنابراین پیشنهاد میشود برای اسنادی مانند ثبت صداق درسیستم تعاریفی ایجاد گردد که با انتخاب آن نیازی به گزینه سابقه استعلام  نباشد ومشخصات سند همانند نوشتن استعلام درسیستم تکمیل وشماره استعلام ثبتی سردفتر ازدواج درآن درج وسپس با ارسال خلاصه بتوان پرینت سیستمی آن را اخذ و مهر وامضاء وبه واحد ثبتی مربوطه ارسال نمود

 

3-      ارسال فسخ نامه ها با سیستم

 نظر باینکه فسخ نامه (فک رهن) بصورت دستی و پستی ارسال ودر زمان مناسب توسط واحدهای ثبتی به سیستم وارد وداده آمائی نمی شود اکثر استعلام ها مخصوصا" مواردی که با فاصله زمانی کوتاه از ارسال فسخ نامه , استعلام توسط دفاتر از طریق سیستم ارسال میگردد در پاسخ واحد ثبتی همچنان دارای  رهن اعلام میگردد که یا ماده یک قانون تسهیل در تعارض ومطابقت دفتر املاک با سند مالکیت مصداق پیدا نمی کند لذا چنانچه در سامانه بخشی نیز برای ارسال فسخ نامه ها  با حداقل اطلاعات لازم وبصورت آسان در نظر گرفته شود این امر نیز تسهیل میگردد به ویِژه آنکه در اسناد اقاله نیز که درسیستم پیش بینی شده زمانی که اقاله در دفترخانه تنظیم کننده انجام میشود بجای خلاصه , فسخ نامه صادر میگردد

 

4-      وضعیت  ارسال خلاصه نسبت به قنوات نیز  وضعیت مشابهی دارد

 

5-      معایب ونقائص وپیشنهادات در این  بخش

 الف- کپی رکورد با تمام ابعاد انجام شود  - در این بخش نیز مانند استعلامها باید رکورد قابل کپی و ویرایش باشد ولی متاسفانه  با وجود داشتن گزینه کپی , انجام عمل کپی بیفایده و غیرقابل استفاده است زیرا مشخصات خریدار قابل استفاده و ویرایش نبوده و چون ملک کپی شده نیز قابل ویرانیش نمیباشد بهره مندی از این گزینه ناممکن شده است در مواردی که  خلاصه اسناد بعلت یکسان بودن خریدار یا ذینفع و حتی مشخصات ملک و مالک مشابه هستند سردفتر باید برای هر جلد سند مالکیت تمامی مشخصات لازم برای ارسال خلاصه را در سیستم وارد نماید در حالیکه اگر فیلد مربوط به شماره استعلام فعال گردد  میتوان با کپی خلاصه ارسالی قبلی و تغییر شماره استعلام مشخصات  سند مالکیت و مالک را فراخواند و با اعمال مختصر مقادیر اختصاصی از این امکان استفاده نماید و با ویرایش جزء و کل سهام آن را با صرفه جوئی در وقت ضبط و ارسال نماید

 ب-زمان مبنای محاسبه استعلام اصلاح شود- بعض از استعلامها از زمان صدور از دفتر خانه تا صدور جواب از ناحیه واحد ثبتی مدت زمان مدیدی تا رفع اشکالات طی مینماید بنابراین مبنا قرار دادن تاریخ استعلام دفترخانه برای شروع اعتبار جهت ارسال خلاصه  نمیتواند صحیح باشد و پیشنهاد میگردد مهلت زمان یکماهه (یا 45روز) + 5 روز  مدت اعتبار ارسال خلاصه از تاریخ صدور پاسخ واحد ثبتی شروع شود

 ج-اصلاح فرم خلاصه سند – فرم خلاصه سند از روی فرمتهای قبلی تهیه شده و حاوی محل امضای متعاملین  تعهد و اقرار متعاملین میباشد از آنجا که با عنایت به  ماده یک  دستورالعمل ارسال خلاصه  الکترونیکی ریاست محترم سازمان و تبصره آن پرینت سیستمی خلاصه  تنها به امضای سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه خواهد رسید و بی نیاز از امضای متعاملین میباشد لذا تغییر و اصلاح فرم خلاصه  بنحوی که بتواند اطلاعات لازم و مفید برای واحدهای ثبتی را دربر داشته باشد مانند نوع مورد معامله و مبلغ و غیره .... ضرورت دارد

 

                              بخش سوم - سامانه دریافت اوراق

 

1-      تجدید نظر در خصوص تعداد اوراق دریافتی

 نظر به اینکه اوراق یک برگی از چرخه تنظیم اسناد خارج شده  و اسناد متنوع بانکی و تقسیم نامه و غیره  جزو اوراق پرمصرف میباشند و برای هریک از اسناد مذکور بین 20 تا 30 برگه مصرف میشود لذا دفترخانه بایستی هرروزه وقت خود را برای ورود اوراق مصرفی و درخواستی صرف نماید که طبیعتا موجب بروز اشتباه در ورود اطلاعات میگردد و از طرف دیگر بعلت ترافیک ورودی دفاتر سراسر کشور به سامانه وضعیت دریافت اوراق در ابتدای سال تکرار میگردد لذا پیشنهاد میشود برای برون رفت از این معضل تعداد سهمیه هردفتر به 500 برگ افزاش یابد

2-اصلاح طرح گرافیکی اوراق

 الف -نظرباینکه شماره برگه ریز و در محلی است که امضای سردفتر ممکن است آن را ناخوانا نماید و از طرفی شماره سند در محلی قرار گرفته که مناسب نیست لذا بنظر میرسد  شماره اوراق با فونت و سایز پررنگ تر و شماره سند در سطر اول و مشخصات دفتر جاری در ذیل آن قرار گیرد

 ب- حقوق دریافتی در ذیل برگه قرار داده شده که برای دفاتری که از سیستم dos  استفاده میکنند امکان تعریف کد از  طریق سیستم مورد استفاده آنان  ناممکن است و الزاما برای خالی نبودن موارد مذکور دفاتر ناگزیزند دستونس نمایند و این امر برای اسناد بانکی که بیش از 30 برگ مصرفی دارد کاری مشکل است پیشنهاد میشود یک سطر از پائین اوراق کم و صدر اوراق اضافه گردد تا با نرم افزارها بتوان مبالغ ار درج نمود 

           3 –ورود اطلاعات اوراق مصرفی بصورت تجمیعی

از آنجا که اسناد بانکی بین 20 تا 30 برگ مصرفی دارند علاوه بر وضعیت موجود و برای تسریع در امر ورود    اطلاعات پیشنهاد میشود با عنایت به اینکه تنها 6 رقم سمت راست در هرسال تغییر مینماید ترتیبی داده شود تا بعد از ورود شماره سند و تاریخ آن بتوان شماره اوراق را بصورت  از ... تا ... وارد و کلید ثبت را زد

           4-اصلاح اطلاعات  اوراق مصرفی

نظرباینکه وقوع اشتباه در ورود اطلاعات  اوراق مصرفی در سیستم مخصوص در مرحله اولیه اجتناب ناپذیر است و از طرفی درصورت عدم امکان اصلاحات لازم اعتبار اسناد تنظیمی در کنترل آن توسط اشخاص و نهادهای ذیربط  خدشه دار میگردد لذا پیشنهاد میگردد مهلتی بین سه تا ده روز برای بازبینی و ویرایش و اصلاح اطلاعات درنظر گرفته شود و با نهائی شدن آن غیرقابل اصلاح باشد بدیهی است تخصیص سهمیه جدید میتواند موکول به تائید نهائی اوراق مصرفی گردد

                                                      با احترام – جامعه سردفتران استان یزد