همانگونه که همکاران استحضار دارند هفته گذشته سران دفاتر استان و ثبت اسناد یزد میزبان دوتن از بازرسین اعزامی از سازمان ثبت اسناد بودند وعلی رغم استرسها و نگرانیها و دست و پا گم کردنها و ..... که با توجه به خاطرات بازرسیهای سابق بر همکاران عزیز مستولی شده بود ولی بنظر میرسد برخلاف انتظار این نوبت بازرسی و بازرسین با هدف بازرسی سازگار بود و از حالتهای حاکم و محکومی خبری نبود .....

جامعه سردفتران یزد در دونوبت نشستی با برادران بزرگوار اعزامی در محل جامعه و اداره کل ثبت اسناد و املاک استان داشتند که در اولین نشست روند جاری امور در جامعه و نحوه تقسیم اسناد و برنامه تقسیم الکترونیکی اسناد به اقایان ارائه و آمار و ارقام و لیست تحریر و میزان تخصیصی به هریک از دفاتر تقدیم و در رابطه با بهبود کار و برنامه های جامعه در ارتقا’ کمی و کیفی سیستم بحث و تبادل نظر گردید که قول مساعد در ارائه نکات مثبت نرم افزار تهیه شده در گزارش ماموریت داده شد و در پایان در خصوص ماموریت بازرسین محترم و نحوه پرداختهای الکترونیک دردفاتر و علت عدم استقبال همکاران و نتیجه مراجعه بازرسین محلی به دفاتر نیز مذاکرات لازم صورت گرفت و مقرر گردید جلسه بعدی در محل اداره کل با حضور مسئول شرکت سامان انجام شود

روز چهارشنبه صبح نیز جلسه ای در اتاق معاونت ثبت کل با حضور اقایان کریمی و بهادر معاونین اداره کل ثبت و آقایان سجادی و محمد دوست بازرسین محترم اعزامی و آقای عظیم پور مسئول شرکت پشتیبانی پوز و میروکیل و طباطبائی رئیس و نایب رئیس جامعه سردفتران  تشکیل و مشکلات سیستم پوز و دلایل عدم رفع آن مطرح گردید و از متصدی شرکت پشتیبان توضح خواسته شد و گرچه ایشان اکثریت مشکلات را ناشی سوئیچ میدانستند ولی جمع به این نتیجه رسید که پشتیبانی نیز ضعیف بوده و با عنایت به اینکه دفاتر تنها با این شرکت طرف هستند و مراجعه به بانک ملی مورد ندارد لذا شرکت مکلف گردید تمامی اشکالات را پیگیری و حل و فصل نماید و پشتیبانی شرکت تقویت و درصورت عدم امکان نمایندگی در شهرستانها حداقل نیروی فنی مورد نیاز در محل شرکت تامین و متصدی شهرستانها معین و نرم افزار پوز بصورت سی دی atorun در اختیار دفاتر قرار گیرد که با عنایت به اینکه نرم افزار اصلاحی در راه است مقرر شد به محض اصلاحات لازم در نرم افزار اینکار عملی گردد

عواملی که در کندی سیستم وجود دارد بشرح ذیل شناخته شد و مقرر شد هریک از طرفین (ثبت - جامعه - شرکت پشتیبان) در رفع آن در حد وسع خود کوشش نمایند:

الف:کندی تراکنش دردفاتر اسناد رسمی که بنا به بررسی بعمل آمده علت اصلی آن قطعی سوئیچ بانک میباشد در بعضی از موارد نیز به دلایل ذیل است:

1-انجام همزمان تراکنشها در پایان وقت اداری توسط برخی از دفاتر

2-نصب  دستگاههای pos سایر بانکها توسط برخی از دفاتر سرراه پوز اصلی ملی که ایجاد نویز روی خطوط ارتباطی و تلفن مربوطه مینماید

3-کمبود تعداد خطوط e one که باید به حداقل سه خط افزایش یابد تا بتواند جوابگوی تعداد دفاتر حوزه ثبتی باشد

4-عدم کفایت تعامل فی مابین ثبت و جامعه و شرکت پشتیبان در آموزش و نظارت بر سیتمهای دفاتر که مقرر گردید جلسات هماهنگی بیشتری تشگیل گردد

5-عدم پشتیبانی به موقع شرکت سامان که مسئول شرکت مدعی عدم تماس برخی از همکاران و عدم امکان برقراری بعلت ترافیک خطوط و عدم وجود شعبات در شهرستانها گردید که مقرر شد پیگیری و حل گردد

6-تاخیر در اعلام قطعی سیستم به سران دفاتر توسط بانک

7-عدم رفع مغایرتهای مالی و طولانی شدن پروسه رفع مغایرت

8-تاخیر در واریز وجوه بحساب اداره کل و نیز حق التحریر بحساب دفاتر

9-وارد شدن مبالغ واریزی بصورت یکجا در صورتحسابهای اداره کل و حساب سران دفاتر

10-عدم آموزش کافی و لازم به سران دفاتر و بازرسین که مقرر شد جلسات آموزشی در محل جامعه برگزار و توسط شرکت سامان نیازهای آموزشی سران دفاتر و برخی از بازرسین را رفع نماید

همچنین مقرر شد شرکت سامان در اسرع وقت موارد 7 و8 و9 را رفع و اقدامات لازم را از طریق مراجع ذیربط جهت رفع نقائص موجود انجام دهد ..

توصیه به همکاران :

1-برای جلوگیری از ترافیک موچود سعی نمایند در هنگام تنظیم اسناد و در طول روز کاری پرداختها را انجام و آن را به آخر وقت اداری موکول نفرمایند

2-با توجه به اینکه اکثریت قریب به اتفاق همکاران خطوط تلفن متعدد دارند از اتصال پوز سایر بانکها به تلفن متصل به سامانه پرداخت ملی خودداری نمایند

3-نظربه اینکه خطوط ای وان (6241607 و 6241608 ) تماسهای همکاران را ثبت و پیگیری مینماید به محض مواجه شدن با مشکل با تلفنهای مذکور که قول افزایش آن را به سه خط داده اند تماس حاصل و موضوع را تا نتیجه نهائی پیگیری نمایند و در صورت عدم توجه در ظرف مدت معقول مراتب را باشرح عملیات پیگیری خود به جامعه منعکس نمایند

4-در مواردی که مشکل در سیستم و سخت افزار دفتر بوجود میاید قبل از format سیستم و احیانا" نصب ویندوز ضمن گرفتن پشتیبانی از اطلاعات برنامه پرداخت الکترونیکی با مسئول شرکت سامان هماهنگ نمایند ضمن اینکه در برنامه همه روزه پشتیبان گرفتن از اطلاعات موجود را فراموش نفرمایند و حتی الامکان در درایوهای دیگر غیر از c    و d  ذخیره نمائید

در اینجا لازم میدانیم از بازرسین محترم اعزامی بخاطر همدلی و تعامل و اخلاق و منش خوبشان تشکر و قدردانی نمائیم