جلسه دیدار راس ساعت ۵/١١ صبح روز پنجشنبه اول اردیبهشت مطابق برنامه آغاز شد و توسط آقای اسحاقی از جامعه قم آیاتی از کلام ال.. مجید تلاوت شد سپس آقای دشتی ریاست کانون سردفتران از آقای تویسرکانی بخاطر توجه به جوامع سردفتری و دیدار با نمایندگان سردفتران آنهم در زمان تعطیلی اداری تشکر و قدردانی نمود و آنگاه حاضرین خود را معرفی و ریاست سازمان به آنها خوش آمد گفتند

در این جلسه که آقای میرشریفی معاونت اسناد سازمان نیز حضور داشت ابتدا توسط آقای میروکیلی رئیس جامعه سردفتران استان یزد ضمن تبریک سال نو و تسلیت ایام فاطمیه از آقای تویسرکانی بعنوان مدیری مدبر و صاحب ایده و نظر در زمینه های مختلف حوزه سردفتری یاد کرد و اعتقاد وی به حرکت دفاتر به سمت الکترونیکی و گذار از حوزه سنتی به دنیای تکنیک و علوم و فنون جدید را ستودنی دانست و از آقای میرشریفی بعنوان یک مدیر دلسوز و قانونمدار و صاحب اندیشه و فکر پویا ودارای سعه صدر یاد کرد و خدمات ایشان تقدیر و تشکر نمود

رئیس جامعه یزد سپس  آسیبهای شغلی و معضلات دفاتر را ناشی از عدم بکارگیری کارشناسان و همکاران در سایر استانها و نگاه کارگروهها تنها به تهران بزرگ دانست و تنها راه برون رفت از این وضعیت را بکارگیری تمام توان دلسوزان به این صنف و تشکیل شورایعالی سردفتری کشور با عضویت نمایندگان سردفتران در سطح کشور عنوان کرد

آقای میروکیلی به مواردی از مشکلات فعلی اشاره و از ریاست سازمان درخواست رفع معضل با قید فوریت نمود وی در بخشی از سخنان خود ضمن اعلام موضع جوامع سردفتری در قبال مسائل و علوم روز وعلاقه مندی به پیوستن به دنیای الکترونیک از وضعیت سیستم پرداخت الکترونیکی وجوه بعلت عدم تکمیل و اصلاح زیرساختها و عدم توجه به شرایط اقلیمی دفاتر شهرستانها منجمله عدم اعلام به موقع قطعی سیستم به دفاتر با توجه به ساعات کار آنها و بانکها و نیز اشکال نرم افزاری انتقاد کرد  و لزوم بازنگری کارشناسانه آن وتامین امنیت روحی همکاران را اجتناب ناپذیر دانست

رئیس جامعه سردفتران سپس به مشکل احراز هویتها و مشکلات سران دفاتر با هجمه انواع کلاهبرداریها و اسناد هویتی جعلی ، کنترل و تشخیص اصالت مدارک هویتی و تکالیف متعدد کنترلی در تنظیم اسناد را خارج از توان سردفتر دانسته و برای حل این مشکل حذف موارد غیر ضرور و رساندن موارد کنترلی مثل ممنوع المعامله و بازداشتی و اسناد جعلی و مفقودی و غیره به حداقل و نیز پیگیری تفاهم نامه اتصال دفاتر به پورتال ثبت احوال برای اطمینان بخشی به مشکل احراز هویت و صحت و اصالت کارت ملی و استحضار از حیات و ممات متعاملین را پیشنهاد و درخواست نمود

رئیس جامعه یزد آنگاه به موضوع پورتال سازمان اشاره کرد و ضمن تشکر از ریاست سازمان بلحاظ نگان کلان و روشن بینانه ایشان اشاره کرد و اظهار داشت زمانی این پورتال میتواند برای سران دفاتر سودمند باشد که مجهز به نرم افزاری گردد تا همکاران بتوانند با مراجعه به بانک اطلاعاتی آن اسامی ممنوع المعامله را کنترل و در تنظیم اسناد از آنها استفاده نمایند و درحال حاضر تنها توانسته پرینت کاغذی را بجای ابلاغ کتبی جایگزین نماید و هم هزینه سردفتر را بالا برده و هم مشکل پرینت و ورود اطلاعات به سیستم دفترخانه را دربردارد 

آقای میروکیلی با اشاره به قانون تسهیل و لزوم بازنگری بخشنامه های ثبتی با توجه به قانون مذکور درخواست حذف بخشنامه های زاید اعم از بازداشتی و مفقودی اعم از اسناد مالکیت سفید و اوراق و غیره را نمود ... وی با اشاره به تقسیم اسناد و درخواستهای همکاران در استانها از لزوم قانون مندی و تهیه و تدوین دستورالعمل و مصوبه ای در این مورد که بتواند عدالت نسبی را برقرار و از مفاسدی که امروز جامعه سردفتری کشور را تهدید مینماید یاد کرد

سپس خطاب به ریاست سازمان و معاونت اسناد سازمان بیان داشت موضوعی که امروز دغدغه اکثریت قریب به اتفاق همکاران در سراسر کشور است وضعیت معیشتی قریب به ٨٠٠٠ سردفتر و دفتریاران و کارکنان دفاتر و افراد تحت تکفلشان میباشد که بنظر میرسد از نگاه مسئولین ارشد سازمان مغفول مانده و میرود به فاجعه ای تبدیل گردد با با اشاره به رکود چندساله بازار و گرانی و افزایش هزینه ها و دستمزدها و تقلیل مداوم آمار تنظیم اسناد اظهار داشت اینک عرصه به قدری بر سران دفاتر تنگ شده که نزد کارمندان و خانواده های خود شرمنده و قادر به توجیه و پاسخگوئی نیستند

دبیر جامعه سردفتران با اذعان به اینکه از این قبیل افراد در سطح کشور که با سیلی صورت خود را سرخ نگه داشته اند عدم توجه به این موضوع را مفسده انگیز و شروع تزلزل اعتقادات شغلی دانست و راه حل رفع این مشکل را لغو تبصره الحاقی به ماده ۵٨ آئین نامه و تسریع در ابلاغ تعرفه حق التحریر که بیش از ١٠ ماه از مهلت مقرر قانونی ان گذشته دانست

سپس آقای مرادی رئیس کانون سردفتران اصفهان با اشاره به اینکه سخنان ریاست جامعه یزد به جائی ختم شد که اساس مشکلات فعلی دفاتر است اظهار داشت واقعیت امر امروز ما شاهد گرفتاری بسیاری از همکاران از نظر وضعیت معیشتی هستیم و با توجه به قانون هدفمند شدن یارانه ها و افزایش بیش از حد هزینه های دفاتر امکان ادامه کار با این وضعیت متعسر شده و تعرفه فعلی باید بنحوی باشد که جوابگوی نیازهای فعلی و چهر سال اینده باشد و اینکار به هرعلت نباید با اینهمه تاخیر روبرو میشد

رئیس کانون اصفهان با اشاره به لزوم تشکیل شورایعالی سردفتری و لزوم نشستهای بیشتر همکاران مشکلات دفاتر را تشریح و در خواست رسیدگی فوری به انها گردید و تهیه یک سیستم یکپارچه برای دفاتر اسناد رسمی که بتواند ارتباط کلیه دفاتر را هماهنگ و یکنواخت نماید از ضرورتهای حوزه سردفتری دانست

سخنان آقای تویسرکانی

آقای دکتر تویسرکانی ضمن ابراز خوشحالی از این دیدار و نشست نمایندگان سردفتری کشور اظهار امیدواری کرد این نشستها و همدلیها بیشتر شود وی با انتقاد از اینکه در سخنان جامعه یزد از جایگزینی پرینت کاغذی در پورتال سازمان صحبتی به میان امده اظهار داشت کار بزرگی انجام شده و نگاه ما باید کلان باشد با این سیستم بخشنامه ای که شاید ششماه طول میکشیده تا به دفاتر ابلاغ گردد امروز آنی شده و در دسترس قرار میگیرد ... اقای تویسرکانی اظهار داشت اینکه این پورتال باید قابل جستجو باشد و سردفتران بتوانند با درج اسامی کنترل را انجام دهند در اینده انجام خواهد شد

ریاست سازمان در بخشی از سخنانش اظهار داشت گاهی برداشتهای اشتباهی میشود و کار دفاتر با کار کانونهای وکلا ویا کارشناسان و غیره میشود و این اشتباه است زیرا دفاتر کارحاکمیتی مینمایند و ککار آنها سابقا توسط حاکمیت انجام میشده لذا وظایف و مسئولیتهای دفاتر با سایر نهادهای یاد شده متفاوت است

دکتر تویسرکانی اضافه کرد ما باید بپذیریم که این مجموعه متولی نظم است و باید خود در حد اعلا نماد نظم و انضباط باشد و این امر با همت همگی امکان پذیر است واولین اقدام التزام به قوانین است لذا توجه به شیوه هائی که هرروز منظم تر کارها را انجام دهیم انهم با توجه به نیازهائی که هرروز تغییر میکند ... به اعتقاد من این ظرفیت در جامعه سردفتری وجود دارد و قابل دسترس و اجرائی هست و در مجموعه ثبت و دفاتر نیاز به آوردن افراد و تحول اشخاص در سطح مدیریت سازمان نیست و با همین افراد میتوان به نتیجه رسید

دکتر تویسرکانی اظهار داشت درحوزه دفاتر کارهای بسیاری داریم برخی از آنها اموری است که متاسفانه منطبق با شرایط زمان توسعه نیافته است و بعضا مشکلاتی هم بوجود می آورد که در کار دفاتر تاثیر منفی میگذارد مثلا" کد رهگیری زمانی مشکلاتی برای دفاتر بوجود آورد ویا لایحه تخلفات رانندگی که برای ان کارهای بسیاری شده بود و سرمایه گذاری زیادی روی ان شده بود تا از دفاتر فارغ گردد که الحمدلله با زحماتی که کشیده شد موضوع حل شد

وی اشاره کرد ما باید تاکتیکهایمان را برای سرعت بخشیدن به رسیدن به اهداف خود با تطبیق بدهیم و مهمترین کار فرهنگ سازی است ریاست سازمان اظهار داشت امروز نگاه قوه قضائیه و ریاست قوه به حوزه سردفتری تغییر کرده و مشکلات سردفتری دارای اهمیت شده و بنده در جلسات متعدد شورای قضائی پیگیر امور مربوط به دفاتر بوده و بهمین دلیل اصلاح قانون دفاتر و وضعیت آنها در دستور کار قوه قرار گرفته و در هیچ جلسه ای نیست که موضوع دفاتر مطرح نباشد و موضوع برون سپاری بسیاری از خدمات دادگاهها به دفاتر مورد نظر است چرا نباید بشود تقدیم دادخواست یا اعتراضات و از این قبیل امور به دفاتر که هم ظرفیت و توان لازم را دارند و از حیث تعداد و پراکندگی مناسب هستند سپرده شوند؟ دکتر تویسرکانی در خاتمه از حاضرین که از راه دور و نزدیک و تحمل رنج سفر برای همدلی بیشتر گرد آمده اند تشکر نمود ....

جلسه نزدیک به ساعت یک خاتمه و حاضرین از اقای میرشریفی تقاضای نشست کوتاهی برای پاسخ و پرسش نمودند که نامبرده با مراجعت به سالن آمادگی خود را اعلام ولی بعد با اعلام اینکه حاضرین همه خسته و وقت فریضه نماز نزدیک است به سخنانی پیرامون علت تاخیر اعلام تعرفه ها سخنانی ابراز نمود

معاونت اسناد سازمان با بیان این نکته که همزمانی بررسی تعرفه ها با طرح لایحه تخلفات رانندگی و رسانه ای شدن هجمه به دفاتر و تبلیغات سوء این نگرانی را تشدید میکرد که اگر تعرفه ای اعلام شود جو برعلیه دفاتر خراب تر و اعتراضات صورت میگرفت و اساس کار دفاتر زیر سئوال و معلوم نبود چه بلائی سرمان بیاید و از ان زمان تا حالا که نظر شورای نگهبان اعلام و شکر خدا طبق خواست ما قانون تصویب و ابلاغ گردیده اقدانات برای تهیه تعرفه ای که بتواند جوابگوی نیازهای سران دفاتر و تورم چند سال آینده را پاسخگو باشد آغاز شده و آخرین کارهای کارشناسی انجام و از کانون به سازمان واصل و اولین جلسه بررسی آن با حضور اینجانب و نمایدگان کانون در دوروز اینده تشکیل خواهد شد ...وی اظهار امیدواری کرد کار بررسی و تهیه تعرفه جامع تا اواخر اردیبهشت تمام و برای تائید نزد ریاست قوه ارسال گردد