بعد از ابلاغ دستورالعمل سامانه پرداخت در دفاتر اسناد رسمی محاسن و امتیازاتی که داشت در پستهای قبلی ارائه شد ولی بال توجه به مشکلاتی که علی رغم این دستورالعمل هنوز فراروی ماست هیئت مدیره جامعه را برآن داشت تا با نگاهی کاربردی به سیستم pos و نرم افزار موجود و دستورالعمل صادره آن را بررسی و ضمن اعلام عیوب باقیمانده ، نظرات اصلاحی  خود را به مدیرکل محترم ثبت استان جهت انعکاس به سازمان ثبت ارسال نماید:

 

مدیرکل محترم ثبت اسناد واملاک استان یزد  -    سلام علیکم

 احتراما"و با عرض ادب در رابطه با "دستورالعمل اجرایی طرح سامانه پرداخت الکترونیکی وجوه دردفاتر اسناد رسمی" به شماره 99289/89 مورخ 25/06/89  مدیرکل محترم حوزه ریاست ، ضمن ابراز خرسندی از تدوین دستورالعمل مذکور و تعیین مسئولیتهای هریک از مراجع مرتبط با این سامانه و رفع ابهام از بسیاری از موارد و مشکلاتی که قبلا" باستحضار رسید ،  با عنایت به زیرساختها  و بستر اجرایی فعلی  پرداخت الکترونیک در دفاتر اسناد رسمی و مشکلات موجود با جمع بندی نظرات و سئوالهای همکاران ، مواردی که در بخش های مختلف اجرائی سامانه پرداخت الکترونیکی در دفاتر اسناد رسمی که هنوز بچشم میخورد و دستورالعمل مذکور نیز آنها را رفع ننموده است ویا بنحوی هنوز دارای ابهام و اجمال است ، در سه بخش جهت استحضار و انعکاس آن به سازمان محترم ثبت اسناد و املاک کشور تقدیم میگردد:

 

الف : نرم افزار :

دستورالعمل صادره درخصوص نرم افزار موجود (که اخیرا" ورژن جدید آن نیز ارایه و نصب شده است)  سکوت  و مرجع رفع مشکلات و اصلاح و و اضافات را معین نکرده  و با وجود آنکه مدتی است در دفاتر نصب و عملیاتی شده لکن فاقد کارآئی لازم میباشد که اهم نقائص  بشرح ذیل  است:

 

  1-انواع معا ملات مورد عمل دفاتر در این نرم افزار بطور کامل تعریف نشده و در هرقسمت با درج "سایر" دامنه انواع معاملات را محدود نموده و از شفافیت لازم برخوردار نیست و بنظر میرسد در رابطه با اسناد تعریف شده ، نرم افزار قبلی از کارآئی بیشتری برخوردار و امکان افزودن نوع معامله در آن وجود داشت. 

 2-در قسمت سرویس که مربوط به سایر درآمدهای ثبتی است ضمن عدم تناسب نام "سرویس" همان عیوب بند یک را دارا میباشد و در حال حاضر دفاتر برای پرداخت مازاد ثبتی و انواعی دیگر از پرداختها قادر به انتخاب نوع پرداخت نبوده و ناگزیرند بصورت دستی انجام دهند. 

  3-در قسمت گزارشات ، تنها نوعی  گزارش خاص و منحصر تعریف شده و اختیارات سردفتر محدود و در نرم افزار امکان تغییر و اصلاح و تعدد گزارش و انتخاب هرتعداد از انواع وجوه پرداختی برای سردفتر وجود ندارد و دفترخانه ناگزیر است تنها یک نوع گزارش با کل انواع وجوه ویا یک نوع وجوه پرداختی را گزارش گیری نماید و انتخاب دویا سه گزینه امکان پذیر نمیباشد. 

 4-در قسمت سرویس ،  برای پرداخت حق الثبت گواهی امضا علی رغم  آنکه تعداد و شماره گواهی امضا در فرم مربوطه در سیستم وارد میشود لکن در پرینت مربوطه اطلاعات ورودی گواهی امضا بچشم نمیخورد.  

 5- صفحه پرداخت هزینه استعلام فاقد فیلد نام مالک و یا شماره پلاک ثبتی است و این امر علاوه بر انکه انتساب آن را به استعلام ارائه شده دشوار میسازد میتواند مورد سوء استفاده نیز قرار گیرد.

6-برنامه مذکور با اکثر چاپگرها سازگار نبوده و علاوه بر کندی باز شدن صفحه مربوطه ،  فونت های آن با  چاپگرها بدون نصب فایلهای ویژه امکان پذیر نمیباشد  و اکثر دفاتر حوزه ثبتی با این مشکل روبرو هستند.

 7-با وجود آنکه در دستگاه pos  راهکار لازم برای پرداخت 10% کانون پیش بینی شده متاسفانه در نرم افزار تمهیدات لازم صورت نگرفته و لازم است در قسمت عملیات پرداخت محلی  برای اینکار در نظر گرفته شود تا اطلاعات لازم از قبیل میزان تحریر ماهانه اسناد و گواهی امضا را وارد و سیستم جمع کل و مبلغ ده درصد را محاسبه و مانند سایر اسناد ، پرینت حاوی مشخصات لازم را بدهد. 

 لذا پیشنهاد میشود این نرم افزار در کمیسیونی مرکب از چند سردفتر و حتی دفتریارانی که عملا در امور دفاتر فعال هستند ،  نقائص این نرم افزار رفع و در موارد لازم اختیارات مورد نیاز به سردفتر برای اضافه و اصلاح انواع معاملات و یا گزارشات داده شود

 ب :  دستگاه pos -

1-با وجود آنکه دفاتر روزانه بیشترین پرداخت را در رابطه با حقوق دولتی دارند ولی متاسفانه  در دستگاه مذکور اولین تعریف برای پرداخت کانون اختصاص یافته  که موجب اتلاف وقت است.

 2-نظر به اینکه در پرداخت حق التحریر از طریق نرم افزار ،  واریز حق التحریر بحساب سردفتر همچنان با تاخیر چند روزه  روبرو و کنترل آن بسیار مشکل و از توان سردفتران خارج و موجب اتلاف وقت است ، لذا  پیشنهاد میشود  که گزینه خرید کالا در دستگاه pos  به واریز حق التحریر تغییر نام و مستقیم  بحساب سردفتر متصل گردد تا بدون نیاز به استفاده از نرم افزار و با سرعت وسهولت  بیشتر حق التحریر اسناد از این طریق انجام و واریز بصورت آنی و در روز صورت پذیرد

  

ج : موارد دارای ابهام در دستورالعمل جدید

لطفا" بعلت طولانی شدن نوشته بقیه را در ادمه مطلب بخوانید و اگر نظراتی هست منعکس فرمایید موجب امتنان است

 


- 

ج : موارد دارای ابهام در دستورالعمل جدید

  • .1-اختصاص کارت اعتباری به سردفتر موضوع تبصره 1 ماده یک ،   قبلا"نیز توسط بانک ملی مورد قبول و تعهد قرار گرفته بود ولی عملا"اقدام مثبتی صورت نگرفت و در حال حاضر نیز بانکهای ملی اقدامی بعمل نمی آورند از آنجا که طبق  دستورالعمل مذکور تاریخ اجرا از زمان صدور تعیین گردیده  وضعیت مراجعین فاقد کارت که اکثریت را تشکیل میدهند همچنان با مشکل روبرو است.2
  • 2-قسمت اخیر تبصره 2 ماده یک با این عبارت "چنانچه تعداد واریزی از طریق شعب بانک بیش از 5%تعداد کل واریزی های یک دفتر خانه درهرماه را شامل شود، متعاقب اعلام مراتب ، واحد بازرسی مربوطه نسبت به بررسی موضوع اقدام خواهد نمود" گنگ و مبهم است و مشخص نشده اعلام مراتب توسط چه مرجعی و به کدامین واحد بازرسی (ثبت اسناد یا بانک ملی) صورت خواهد پذیرفت؟  و مسئولیت قطع سامانه با چه کسی است؟ و کندی سرعت که موجب سرگردانی سران دفاتر  و ارباب رجوع و ایجاد حس بدبینی میگردد تا کی ادامه خواهد داشت و مسئول رفع آن و مرجع اعتراض و پاسخگوئی  کیست؟
  • 3-در همان قسمت مشخص نگردیده آیا سردفتر باید در پرداختهای دستی علاوه بر درج شناسه اختصاصی ، شماره حسابهای مربوطه را نیز درج نماید؟  ویا بانکها خود آن را  شناسایی خواهند نمود؟
  •  4-در ماده 3،  هماهنگی انجام شده توسط  امور مالیاتی و الزام به پرداخت وجوه مربوطه بوسیله  سامانه مطرح ولی در مورد قطعی سیستم موضوع تبصره 2 ماده یک تعیین تکلیف نشده تا امور مالیاتی نیز شماره حسابهای استانی را به بانکهای ملی اعلام نماید
  • 5-درماده 4 دفاتر مکلف شده اند هنگام مراجعه متقاضیان و قبل از تنظیم سند بررسیهای لازم و کنترل را انجام و هزینه سند و وجوه عمومی را محاسبه و به متقاضی اعلام تا توسط کارت بانکی پرداخت نماید ولی در ماده 5 یکی از مشخصه های فیش پرداختی رایانه ای را "شماره سند و تاریخ آن" قید نموده که با عنایت به ثبت سند در زمانی بعد از پرداخت و تکلیف به درج شماره  مرجع در اسناد تنظیمی ، با عطف توجه به ماده 6 دستورالعمل ، بنظر میرسد با مواد  4 و 6 در تناقض است ضمن آنکه تصور میشود کلمه "بازپرداخت کننده" اشتباه تایپی و منظور همان پرداخت کننده باشد
  • 6-گرچه در ماده 9 مسئولیت اشتباه در محاسبه و تعیین میزان حقوق دولتی از لحاظ کسری را بعهده سردفتر گذاشته لکن در خصوص اشتباهات متداول و ممکنه دفترخانه مبنی بر زیادتی واریز تعیین تکلیف نشده است زیرا علاوه بر اشتباهات غیر قابل اجتناب ، در مواردی ممکن است  وجوه قانونی صحیحا"محاسبه و پرداخت گردیده ولی بعدا" و قبل از تنظیم سند و یا قبل از امضا ،  بنا به تمایل متعاملین یا اعلام مراجع مربوطه مثل بانکها مبلغ سند کاهش ویا حتی افزایش پیدا کند و برای بازپرداخت مابه التفاوت میباید راهکار لازم اندیشیده شود
  • مضافا" اینکه چون اکثر مراجعه  کنندگان فاقد کارت میباشند و پرداختها از کارت سردفتر انجام میشود لذا بازپرداخت وجوه اضافه به سردفتر بلامانع اعلام گردد  
  • 7-با عنایت به ماده 15 دستورالعمل و لغو بخشنامه های مغایر ، نظر به اینکه  تکلیف پرداخت حق الثبت اسناد غیرمالی و گواهی امضا بصورت انفرادی ویا جمعی معیین نگردیده مستدعی است ضمن ارائه طریق در این خصوص ، بلحاظ رفع هرگونه ابهام و لزوم شفاف سازی هرچه بیشتر ،  در مورد بخشنامه های مرتبط بشرح ذیل نظر آن مقام امر به ابلاغ گردد  
  • بخشنامه شماره 2472/10 مورخ 28/03/69
  • بخشنامه شماره  31235/34/1   مورخ 10/12/79   
  • دستورالعمل شماره 24561/1 مورخ 10/10/79
  • بخشنامه شماره 2363/34/1  مورخ 9/2/80
  •                                                            جامعه سردفتران و دفتریاران استان یزد