همانگونه که همکاران استحضار دارند و در عمل اکثریت دفاتر با مشکل احراز هویت و شخصیت حقوقی رو برو هستند برآن شدیم این امر را در این وبلاگ به نظرخواهی دوستان بگذاریم و با جمع بندی نظرات به نتیجه لازم جهت ایجاد یک رویه واحد برسیم البته مکاتبه ای در سال ٨١ ضمن  تشریح موضوع با امور اسناد انجام شده و پاسخ صریح هم اخذ گردیده ولی از آنجا که بعضا"نظری مغایر دارند لذا نظرخواهی از کلیه همکاران و اندیشمندان این صنف که بنحوی محبت فرموده و به این وبلاگ سرمیزنند بهترین راه دست یابی به پاسخ مناسب است .. البته متن پاسخ و پرسش جامعه سردفتران و امور اسناد را درج نکردیم تا پیش داوری نشود ولی پس از جمع بندی نظرات آن را در همینجا منتشر خواهیم کرد...

همکاران میدانند که در خصوص  اسناد شرکت و موسسات تجاری در دفاتر اسناد رسمی آخرین آگهی تغییرات مربوط به صاحبان امضا مجاز شرکت اخذ و اسناد توسط دارندگان امضا مجاز امضا و مهر میشود و با توجه به جمیع مقررات و بخشنامه های موجود منعی در اخذ امضا در این مرحله وجود ندارد و نیازی به استعلام هم ندارد (البته دراینخصوص هم اگر نظری مغایر هست بفرمایید) اما..

در مواردی که مدت ماموریت مدیران و صاحبان امضا منقضی میگردد وفق ماده ١٣۶ قانون تجارت و با استفاده از جمله ( درصورت انقضای مدت مدیریت مدیران تا زمان انتخاب مدیران جدید - مدیران سابق کماکان مسئول امور شرکت و اداره آن خواهند بود.....) و موادی از اساسنامه شرکت که تقریبا دارای همین مضمون است وبا عنایت به مواد ١٠٧ و ١١٨ قانون تجارت ... از دفاتر درخواست تنظیم سند مینمایند آیا؟

١-آیا دفاتر میتوانند با مسئولیت مدیران مذکور و بدون هیچ قید و بندی سند را تنظیم و امضا مدیران و صاحبان امضا مجاز را اخذ نمایند؟

٢- ایا دفترخانه میتواند با استعلام از ثبت شرکتها و حصول اطمینان از هرگونه تغییرات بعدی مبادرت به اخذ امضا نماید؟

٣-آیا سردفتر مکلف است از ثبت سند تا انجام انتخابات جدید و تعیین مدیران جدید و صدور آگهی ثبت تغییرات خودداری نماید؟ (علی رغم اینکه متاسفانه بانکها امورمالی و بانکی را حتی بدون استعلام انجام میدهند)

۴- ایا اساسا" با توجه به فلسفه درج مدت در تعیین مدیران میتوان گفت تجدید انتخابات و دعوت به آن از تکالیف هیئت مدیره بوده و مانند سایر تصمیمات قابل طرح دعوی از طرف ذینفع در دادگاه است و به اشخاص ثالث منجمله دفاتر اسناد رسمی ارتباطی ندارد و اعمال مدیران تا انتخابات جدید با مسئولیت خودشان است؟

 سپاسگزار خواهیم شد اگر با توجه به مقررات قانونی و بخشنامه ها و ارای وحدت رویه کانون و دیوان عای کشور نظریات مشورتی اداره حقوقی قوه قضاییه و استدلال حقوقی خود نظریات مستدل خود را ابراز فرمایید