همانگونه که مستحضرید بر اساس بند ١٧ مجموعه بخشنامه های ثبتی ، دفاتر اسناد رسمی باید دفتری جهت ثبت املاک بازداشتی داشته باشند وکلیه بخشنامه های مربوطه را در آن ثبت وقبل از رفع ممنوعیت از طرف مراجع ذیربط از هرنوع معامله نسبت به آنها خودداری نمایند

از طرفی بر اساس تبصره١ ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت اصلاحی سال ١٣٨٠ دفاتر مکلفند دفتری برای ثبت شماره املاکی که نسبت به آنها المثنی صادر و به به آنها بخشنامه میشود داشته باشند

حال با توجه به اینکه قانون تسهیل تنظیم اسناد در حال حاضر مجری و آئین نامه مربوطه نیز تصویب گردیده و در مواد یک و دو آئین نامه دفاتر را ملزم به استعلام عدم بازداشتی و تطبیق مالکیت از طریق دفتر املاک و پرونده ثبتی (برای املاک جریانی) نموده و ثبت اسناد را نیز مکلف به بررسی همه جانبه و پاسخ لازم در خصوص تطبیق مالکیت و عدم بازداشت نموده است و از طرفی ثبت اسناد موظف گردیده چنانچه پس از دادن پاسخ استعلام به دفاتر از طرف مراجع ذیصلاح بازداشت آن ملک درخواست گردد قبل از هرگونه اقدام دفترخانه گیرنده استعلام را از موضوع مطلع و سپس اقدام به توقیف و بازداشت نماید سئوال این است که : با عنایت به ماده ٨ قانون تسهیل و لغو مقررات مغایر و اینکه با توجه به مقرات مذکور دیگر رایانه یا دفاتر بازداشتی موجود در دفترخانه ها نمیتوانند مستند و موثر باشند و مستند تنظیم اسناد در حال حاضر  پاسخ واصله ازثبت اسناد (عدم بازداشتی - تطبیق مالکیت)  میباشد آیا ارسال بخشنامه بازداشتی و زفع و المثنی و غیره ضرورت دارد؟  آیا بجز هدر دادن کاغذ و وقت متصدیان امر در ثبت اسناد و دفاتر اسناد رسمی میتواند فایده دیگری هم داشته باشد؟

مضافا اینکه در همان ماده ١٢٠ آئین نامه ثبت و قسمت اخیر تبصره یک آن در سیر جریان صدور سند المثنی و تجویز ارسال بخشنامه به دفاتر  عدم ضرورت ارسال بخشنامه در محل هائی که از رایانه استفاده میشود به صراحت بیان نشده  و  از طرفی وفق همین ماده باید مراتب درخواست المثنی در دفتر املاک منعکس گردد و طبیعی است هنگام اعلام تطبیق مالکیت در پاسخ به دفاتر ، دفتر املاک نمیتواند بدون توجه به این امر (صدور سند المثنی) مبادرت به پاسخ نماید

از کلیه همکاران و اساتید محترم تقاضا داریم در این خصوص چنانچه نظر خاصی داشته یا مقررات مرتبط با این تکلیف در نظر دارند منعکس نمایند تا با جمع بندی مطالب موضوع عدم ضرورت ارسال بخشنامه ها به امور اسناد ارسال تا شاید این معضل و بیگاری و مسئولیت مضاعف رفع گردد